Документальное обеспечение управления

Опубликовано: 15.05.2018



1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3). Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться. Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Го­сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем. Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами. Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем. Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­роению конструкционной сетки. Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата. Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ному знаку). Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др. С помощью такой конструкционной сетки определены максималь­ное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определен­ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждо­го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­дого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 30, однако они не все присутствуют на любом виде орга­низационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служеб­ного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться мес­то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в фор­муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­наково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам. Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их состав входят: 1   - Государственный герб Российской Федерации; 2    - Герб субъекта Российской Федерации; 3    - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4    - Код организации; 5   - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6  - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7    - Код формы документа; 8   - Наименование организации; 9     - Справочные данные об организации; 10     - Наименование вида документа; 11     - Дата документа; 12     - Регистрационный номер документа; 13    - Ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14    - Место составления или издания документа; 16    - Гриф утверждения документа; 17    - Резолюция; 18    - Заголовок к тексту; 19    - Отметка о контроле; 20     - Текст документа; 21     - Отметка о наличии приложения; 23     - Гриф согласования документа; 24     - Визы согласования документа; 25     - Оттиск печати; 26     - Отметка о заверении копии; 27     - Отметка об исполнителе; 28     - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29     - Отметка о поступлении документа в организацию; 30     - Идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств. Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению табулятора печатающего устрой­ства. При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля: 0 ..........1…………2…………3………..4………….5………….6…………7    5 уд.           16 уд.        24 уд.       32 уд.           40 уд.          48 уд.         56 уд. Реквизиты располагаются следующим образом. от нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты: наименование организации; справочные данные об организа­ции; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; второй гриф утверждения документа. начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных). регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа. используют при составлении таблиц. адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке). гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф со­гласования. расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­писи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе со­гласования. нумерационный заголовок в таблице. Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме тек­ста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит из несколь­ких строк. Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ных интервала, например составные части реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись». Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными. К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП). Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом. К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в документе. Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления. Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные. Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др. Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента. Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный. При угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ся до границы правого поля. Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный. При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита. При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.



Первичные документы бухгалтерского учета (определение, что это такое) - в 2018 году, перечень и список в 1С, учётные, регистр и форма, какие счета в России по закону, приказ, отражение реквизитов, оформление и ведение обязательных, основные требования, унифицированные положения, виды договоров


Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета. Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить. В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.

Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.

Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.

Зачем они нужны

Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы. Выставление счетов для оплаты. Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу. Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную. После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

Кто может подписывать первичные документы? Обязательные реквизиты первичных документов


В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством. Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку. Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.

Виды документов в организации

Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы - регистры учета. А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.

Что такое первичный документ

Суть первичного документа - фиксация факта осуществленной операции. Документ выписывается в момент ее совершения или сразу после него. В нем отражается ряд реквизитов, необходимых для подтверждения реальности операции, установления участвующих в ней лиц, а также ее состава. Организация должна соблюдать все требования, выставленные законодательством и контролирующими органами в отношении первичной документации. К требованиям относится и вопрос о том, кто может подписывать первичные документы. Законодательством выпущено достаточно инструкций, постановлений и законов. Самым главным правовым актом, регламентирующим оформление первички, считается ст. 9 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".



Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу


Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. В статье рассказывается о новом стандарте оформления документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Из статьи вы узнаете:

Что такое формуляр документа

Любая деловая бумага в своем составе имеет ряд обязательных компонентов, которые имеют название " реквизиты ". Государственный стандарт, регламентирующий термины и определения, дает реквизиту документа такое определение: "обязательный элемент оформления официальной деловой бумаги".

Наименование деловой бумаги (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты деловых бумаг.

Разным видам деловых бумаг присущ свой определенный набор реквизитов, который может существенно отличаться. Количество и характер реквизитов, входящих в состав разных бумаг, детерминируется целевым назначением бумаги, требованиями к ее содержательной части, стандартами оформления и методикой документирования.

К другими признакам, которые могут характеризовать деловую бумагу, кроме реквизитов, являются оригинальность, подлинность, физическое состояние деловой бумаги, формат, способ изготовления деловой бумаги и ряд других.

Как правило, для большинства документов состав реквизитов строго ограничен. Служебная деловая бумага является недействительной, если в ней отсутствуют или неверно указаны какие-либо реквизиты.

Законодательные и нормативные акты регламентируют набор элементов, которые в обязательном порядке должны присутствовать на деловых бумагах, которые выдаются государственными законодательными и исполнительными органами. В качестве примера таких документов, можно привести свидетельство о рождении, паспорт, диплом, трудовую книжку и др.



Унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов


Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.

Для чего нужна унификация документов

Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение – ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее – к автоматизированному.

Таким образом проходила рационализация документоведения. Понятие «унификация и стандартизация документов» зарождалось на данном этапе. Однако на всех этапах совершенствования документооборота и обработки данных возникала одна и та же проблема. Довести до автоматизации хаос невозможно, поскольку этому процессу должны предшествовать унификация и стандартизация документов в целом. Иными словами, только упорядочив бумаги, можно приступать к их обработке и использованию.

Цели и задачи унификации

Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов. Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе.

Данный процесс оказывает огромное влияние на непосредственное составление любой документации. Принципы стандартизациии унификации документов заключаются в следующем:

Единая типизация форм. Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений. Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов. Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.

Платёжные документы: виды, форма и правила оформления


Грамотное документальное сопровождение внешнеэкономических сделок в соответствии с требованиями законодательства, требует от предпринимателей особого внимания. Перечень всех документов при ВЭД достаточно объёмен. Нужно ориентироваться в транспортных, финансовых, экспортно/импортных и других бумагах. В этой статье пойдёт речь о платёжных документах, правилах их оформления и нововведениях в их заполнении.

Для прохождения таможенного контроля требуется предоставить определённый перечень документов. Этот перечень включает в себя платёжные документы. Платёжные документы подтверждают информацию о таможенной стоимости, оплате пошлин и иных платежей.

Платёжные документы привязаны к таможенным декларациям.

Виды платёжных документов

Для таможенного оформления вам потребуются следующие платёжные документы:

счёт-фактура; банковские платёжные бумаги; калькуляция, в которой указана цена перевозки; котировки мировых бирж понадобятся при ввозе биржевой продукции; банковские платёжные бумаги, касающиеся оплаты посреднических услуг; бумаги, свидетельствующие об объёме средств, которые получит продавец в результате распоряжения продукцией; платёжные бумаги, касающиеся цены упаковочных материалов; бумаги от кредитных компаний (если при транспортировке совершались валютные операции), банковские выписки; бумаги, свидетельствующие о праве на тарифы или льготы при оплате налогов. К примеру, это могут быть документы о гуманитарной помощи; платёжные бумаги, которые свидетельствуют о совершении оплаты таможенных платежей. Платёжные поручения, на которых должна стоять отметка от банковского учреждения об исполнении; бумаги, свидетельствующие об оплате таможенных пошлин, налогов.

Это только примерный перечень требуемых платёжных документов. Точный перечень зависит от индивидуальной ситуации: типа товара, условий его транспортировки, его происхождения, количества коммерческих операций, проведенных с товаром.

Форма платёжного документа обязательно содержит реквизиты организации, общую сумму сделки и остаток средств.